Ausgangslage
Die Aristo Group (www.aristo-group.com) ist eine international tätige Personalberatung mit Fokus auf spezialisierte Fach- und Führungskräfte in regulierten Branchen. Das Unternehmen besetzt sowohl Festanstellungen als auch Projekt- und Freelance-Rollen und betreut Kund:innen in mehreren europäischen Märkten. Mit einer etablierten Organisationsstruktur und dedizierten Account-Teams gehört Aristo nicht zu den kleineren Boutique-Anbietern, sondern operiert in einem professionell skalierten Recruiting-Umfeld.
Seit mehreren Jahren versendet die Aristo Group ein jährliches Weihnachtsmailing an Kund:innen und Kandidat:innen. Ziel dieser einmaligen Kampagne ist es, Kundenbindung nachhaltig zu stärken, persönliche Grüße zu versenden und gleichzeitig die eigene Datenbasis aktuell zu halten – etwa um festzustellen, ob Ansprechpartner:innen das Unternehmen gewechselt haben oder Kandidat:innen nicht mehr verfügbar sind.
Der Versand erfolgt zentral: Die finale Aussendung liegt in der Verantwortung des Marketing-Teams, während die Nachbearbeitung der Rückläufer von den jeweiligen Account-Managern übernommen wird. Neben dem Weihnachtsmailing wird die eMail-Kommunikation in Form von Kampagenen und Newslettern bei Aristo Group auch regelmäßig im Tagesgeschäft genutzt.
Herausforderung
Mit dem Wachstum der Datenbank nahm der manuelle Aufwand im eMail-Versand bei der Aristo Group deutlich zu. Ein hoher Anteil an Bounces führte zu zahlreichen Fehlermeldungen, die einzeln geprüft und manuell im System nachgepflegt werden mussten. Gleichzeitig erforderte der Schutz der Absender-Reputation einen besonders vorsichtigen Versand in kleinen Etappen.
Gerade bei einmaligen Kampagnen wie dem jährlichen Weihnachtsmailing hatte dies erhebliche Auswirkungen:
Der Versand erstreckte sich über mehrere Wochen, da nach jedem Versand-Batch sichergestellt werden musste, dass der SMTP-Server stabil blieb und die Reputation nicht beeinträchtigt wurde.
„Der Versand war früher mit viel Unsicherheit verbunden – wir mussten sehr vorsichtig vorgehen, um unsere Reputation nicht zu gefährden.“
Zielsetzung
Die Aristo Group hatte das Ziel, den eMail-Versand insgesamt sicherer, effizienter und transparenter zu gestalten. Ein zentraler Schwerpunkt lag dabei auf dem Schutz der Absender-Reputation, da diese maßgeblich die Zustellbarkeit beeinflusst.
Durch die kontinuierliche Auswertung von Bounces, Spam-Meldungen und dem Engagement der Empfänger sollte ein verlässlicher Vertrauenswert aufgebaut werden, um Risiken frühzeitig zu erkennen und die Zustellqualität nachhaltig zu sichern.
Parallel dazu zielte die Aristo Group darauf ab, den manuellen Nacharbeitsaufwand deutlich zu reduzieren. Wiederkehrende und fehleranfällige Aufgaben sollten durch automatisierte Prozesse übernommen werden, um interne Ressourcen gezielt für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen. Eine zentrale Rolle spielte dabei die automatisierte Bereinigung der Datenbank: Ungültige, inaktive oder risikobehaftete eMail-Adressen sollten systematisch identifiziert und entfernt werden, um sowohl die Zustellbarkeit als auch die Aussagekraft der Reportings nachhaltig zu verbessern.
Insgesamt sollte der eMail-Versand dadurch auch bei größeren Versandvolumina deutlich sicherer und stabiler werden und einen reibungslosen, zuverlässigen Kampagnenversand gewährleisten.
Lösung: SIPMail
SIPMail wurde frühzeitig und zunächst im Hintergrund in die bestehende Systemlandschaft von staffitpro integriert. Die technische Anbindung gestaltete sich dabei unkompliziert und konnte ohne größeren Aufwand umgesetzt werden. Auch im Bereich Einrichtung und Set-up zeigte sich die Lösung bewusst pragmatisch: Die Validierung und Authentifizierung der Versand-Domains (inkl. SPF, DKIM und DMARC) ließ sich strukturiert und nachvollziehbar umsetzen. Dadurch versendet die Aristo Group im eigenen Namen und unter der eigenen Domain – nicht über ein staffitpro-Pseudonym – was sowohl die Markenwahrnehmung als auch die nachhaltige Absender-Reputation stärkt.
Auch im laufenden Betrieb überzeugte die Lösung durch ein übersichtliches und selbsterklärendes Dashboard, das nicht nur für Marketing-Teams, sondern auch für Nutzer:innen außerhalb des Marketings leicht verständlich und intuitiv nutzbar ist.
Besonders entscheidend für den erfolgreichen Einsatz waren die automatisierten Funktionen, die den operativen Aufwand deutlich reduzierten und gleichzeitig für mehr Transparenz sorgten. Das automatische Bounce-Handling stellte sicher, dass unzustellbare Adressen frühzeitig erkannt und entsprechend behandelt wurden. Ergänzend dazu lieferte ein transparenter Reputations-Score jederzeit eine Übersicht über den aktuellen Zustand des jeweiligen Mailings sowie die Absender-Reputation – und ermöglicht damit, bei potenziellen Auffälligkeiten frühzeitig steuernd einzugreifen, bevor Zustellbarkeit oder Performance beeinträchtigt werden.
Die integrierte Quarantäne-Funktion erlaubte zudem eine strukturierte Nachbearbeitung auffälliger Adressen und sorgte so für zusätzliche Sicherheit und Kontrolle im Versandprozess.
„Die Einrichtung war schnell erledigt, und das Dashboard hat uns insbesondere in der Nachbereitung deutlich unterstützt. Auch Kolleg:innen ohne technischen Hintergrund konnten relevante Informationen gut nachvollziehen und effizient damit arbeiten.“
Neuer Versandprozess im Alltag
Heute läuft der Versand mit SIPMail wesentlich ruhiger und stabiler. Hard Bounces werden automatisch erkannt und für zukünftige Mailings blockiert. Gebouncte Datensätze landen zentral in der Quarantäne und können dort von den zuständigen Account-Managern geprüft, aktualisiert oder bereinigt werden.
„Der Versand fühlt sich heute deutlich entspannter an – wir haben wesentlich weniger Sorge, dass eMails nicht zugestellt werden oder unsere Absender-Reputation gefährdet wird.“
Ergebnis & Mehrwert
Die Einführung von SIPMail zeigte schnell messbare Effekte. Eine Kampagne, die sich zuvor über rund drei Wochen erstreckte, ist heute innerhalb von zwei Tagen abgeschlossen.
- Spürbar reduzierte Bounce Rate
- Weniger Spam-Markierungen
- Deutlich beschleunigter Versandprozess
„Der größte Gewinn ist die Zeitersparnis – und dass sich die Arbeit jetzt viel besser im Team verteilen lässt. Ohne SIPMail wäre der aktuelle Versandprozess in dieser Form kaum umsetzbar.“
Auch im Alltag sorgt SIPMail für mehr Transparenz: Nutzer:innen können jederzeit nachvollziehen, warum eine eMail möglicherweise nicht zugestellt wurde – etwa wenn Kandidat:innen oder Kund:innen Rückfragen haben.
Fazit
Der Use Case mit der Aristo Group zeigt, wie wichtig eine strukturierte Nachbearbeitung im eMail-Versand ist. SIPMail schafft Transparenz, automatisiert kritische Prozesse und ermöglicht es Teams, auch größere Versandaktionen sicher und effizient umzusetzen – ohne Abstriche bei der Absender-Reputation.
