Über REHSEARCH
REHSEARCH (www.rehsearch.de) ist ein spezialisierter Recruitingdienstleister mit Fokus auf die Rekrutierung von Führungskräften für die Pflegebranche. Das Unternehmen arbeitet eng mit mittelständischen und größeren Organisationen zusammen und bringt Kandidatinnen und Kandidaten bei seinen Kunden in Festanstellung. Als datengetrieben arbeitender Recruitingdienstleister verfügt REHSEARCH über eine gewachsene, umfangreiche Kandidatendatenbank, die zentraler Bestandteil der operativen Wertschöpfung ist.
Ausgangslage
Vor diesem Hintergrund stand REHSEARCH vor der Aufgabe, eine umfangreiche DSGVO-Abfrage an ihre bestehende Kandidatendatenbank zu versenden. Eine größere fünfstellige Anzahl an Kandidat:innen sollte kontaktiert werden, deren Datensätze kurz vor Ablauf der datenschutzrechtlichen Einwilligung standen – unabhängig vom aktuellen DSGVO-Status.
Ziel war es, die rechtliche Grundlage für die weitere Zusammenarbeit sicherzustellen und die bestehende Datenbasis DSGVO-konform zu aktualisieren. Darüber hinaus sollte der Versand zügig abgeschlossen werden, um den gesamten DSGVO-Prozess zeitnah zu beenden und intern Planungssicherheit zu schaffen. Gleichzeitig war eine hohe Erfolgsquote entscheidend, um Folgeaufwände, manuelles Nacharbeiten und Rückfragen zu minimieren.
Herausforderung
Die Herausforderung für REHSEARCH bestand darin, eine DSGVO-Abfrage mit hohem Versandvolumen sicher und kontrolliert umzusetzen. Der Versand sollte einer klar definierten Logik folgen: ein sofortiger Erstversand sowie zwei zeitlich versetzte Erinnerungen, die nur bei ausbleibender Rückmeldung ausgelöst werden. Bei fehlender Reaktion nach der letzten Erinnerung mussten die ursprünglichen Daten automatisiert wiederhergestellt werden.
Technisch erforderte dies eine durchgängige Übersicht über den Versandstatus jedes einzelnen Kontakts. Es musste jederzeit nachvollziehbar sein, wer bereits angeschrieben wurde, wie oft eine Erinnerung versendet wurde und ob eine Rückmeldung erfolgte. Ohne spezialisierte Versandlösung hätte diese Steuerung nur eingeschränkt funktioniert – mit der Folge, dass Kontakte mehrfach oder unnötig erneut angeschrieben worden wären.
Besonders kritisch: der Schutz der Absender-Reputation – ein Bereich, in dem REHSEARCH über Jahre hinweg vorbildliche Standards aufgebaut hat. Als etablierter Recruitingdienstleister mit kontinuierlichem Kandidatenkontakt war dem Team von Anfang an klar: Bei einem Versand in dieser Größenordnung duldet Qualität keine Kompromisse.
„Die DSGVO-Anforderungen waren komplex, die Datenmenge enorm. Uns war klar: Bei diesem Volumen gibt es keinen Raum für Fehler. Jeder falsche Versand hätte unsere Reputation gefährdet."
Bereits ein einziges Fehlverhalten kann gravierende Folgen haben: Das wiederholte Anschreiben von Kontakten, die bereits reagiert haben, oder der erneute Versand an ungültige eMail-Adressen führt zu Bounces, die von Mail-Providern als negatives Signal gewertet werden. Die Folge: E-Mails landen im Spam oder werden blockiert – oft ohne Warnung.
Um dies zu vermeiden, hätte der Versand stark gedrosselt und manuell überwacht werden müssen, was den gesamten Ablauf deutlich verlangsamt und fehleranfällig gemacht hätte. REHSEARCH fehlte damit die technische Grundlage, um den Versand in kurzer Zeit, mit hoher Zustellbarkeit und vollständiger Kontrolle zuverlässig durchzuführen.
Lösung: SIPMail
Zur Umsetzung setzte REHSEARCH auf SIPMail, das nahtlos in die bestehenden automatisierten DSGVO-Prozesse integriert wurde und die vollständige Versandsteuerung sowie das technische Monitoring übernahm.
Ein zentraler Mehrwert: die automatische Bereinigung der Empfängerliste bereits nach dem ersten Versand. Nicht valide eMail-Adressen und unzustellbare Empfänger wurden frühzeitig erkannt und konsequent aus den Folgemailings ausgeschlossen. Dadurch reduzierte REHSEARCH unnötige Wiederholungsversuche und senkte die Bounce Rate signifikant.
Gleichzeitig ermöglichte die Lösung einen deutlich beschleunigten Versand bei gleichbleibend hoher Sicherheit. Statt eines stark limitierten, manuellen Prozesses schloss REHSEARCH die komplette Kampagne innerhalb weniger Stunden ab – ohne Risiko für die Absender-Reputation.
„Was uns normalerweise Tage oder Wochen gekostet hätte, war in wenigen Stunden erledigt. Und das Beste: Wir mussten uns keine Sekunde um technische Risiken oder manuelle Nacharbeiten kümmern."
Die definierte Erinnerungslogik wurde vollständig automatisiert umgesetzt, inklusive zeitgesteuerter Wiederherstellung der ursprünglichen Daten bei ausbleibender Rückmeldung. Der Erstversand erfolgte auf Basis definierter Textbausteine und gewährleistete eine konsistente, rechtssichere Ansprache. Ein fortlaufendes Monitoring machte potenzielle Auffälligkeiten frühzeitig sichtbar und schützte so aktiv die Absender-Reputation.
Die nahtlose Integration in bestehende GDPR-Services sorgte dafür, dass Statusänderungen sauber dokumentiert und systemseitig berücksichtigt wurden. Der gesamte Prozess blieb transparent nachvollziehbar und erforderte nur minimale manuelle Eingriffe.
Ergebnis
REHSEARCH konnte den DSGVO-Versand in Rekordzeit abschließen, ohne die jahrelang aufgebauten Qualitätsstandards zu gefährden. Die Bounce Rate sank deutlich, manuelle Nacharbeiten entfielen nahezu vollständig – und das Team gewann wertvolle Zeit für strategische Aufgaben.
Die professionelle Haltung des Unternehmens zahlte sich aus: Der Versand verlief ohne nennenswerte Incidents bei gleichzeitig überdurchschnittlicher Erfolgsquote.
„SIPMail hat uns nicht nur Zeit gespart – es hat uns die Planungssicherheit gegeben, die wir brauchten. Der gesamte Prozess lief strukturiert, transparent und ohne Kompromisse bei der Qualität."
Fazit
Der Use Case von REHSEARCH zeigt, wie anspruchsvolle DSGVO-Abfragen auch bei sehr großen Datenmengen effizient und sicher umgesetzt werden können. SIPMail verbindet hohe Versandgeschwindigkeit mit intelligenter Qualitätssicherung und schützt dabei zuverlässig die Absender-Reputation.
Gerade bei rechtlich sensiblen Massenmailings bietet SIPMail die notwendige Kontrolle, Transparenz und Automatisierung, um komplexe Anforderungen sauber und stressfrei umzusetzen – ohne Kompromisse bei Sicherheit oder Zustellbarkeit.
